Automatizzare il flusso delle informazioni tra partner commerciali è comodo e consente risparmi tangibili: in HTC aiutiamo da 25 anni i nostri clienti a rendere concreta questa possibilità.

Stampare documenti e spedirli per posta, oppure scambiarseli tramite email con dati e documenti allegati è un’attività di routine nel lavoro ordinario di molte figure professionali. A queste attività vengono dedicati tempo e materiali e può comportare errori, dimenticanze oppure cattiva comunicazione; è tuttavia imprescindibile per le corrette dinamiche amministrative, produttive e commerciali tra aziende clienti ed aziende fornitrici.

Trovare il modo di automatizzare, il più possibile, le attività di scambio dei dati e dei documenti può rappresentare un modo per risparmiare materiali e per liberare e riqualificare il tempo delle persone coinvolte, spostando il focus della loro attività dalla scrittura e assemblaggio del documento da spedire alla supervisione e verifica dell’esito dell’invio ed al controllo della “bontà” di quanto inviato.

Nei 25 anni della nostra esperienza sulla Digitalizzazione delle Comunicazioni, i maggiori risultati, in termini di risparmio di materiali e di tempo impiegato, li abbiamo registrati ovviamente nelle funzioni e nelle realtà aziendali, dove gli scambi documentali e commerciali tra partner avvengono frequentemente ed in grossi volumi: ad esempio, uffici acquisti e uffici vendite di aziende di medio/grandi dimensioni, inserite nella Supply Chain della Grande Distribuzione Organizzata e che scambiano ordini di acquisto, documenti di trasporto, fatture di vendita ed estratti conto periodici in maniera continuativa.

Grossi vantaggi li abbiamo sempre osservati anche nella distribuzione periodica, all’interno dell’organizzazione, di report e di statistiche standardizzate: ad esempio nella comunicazione dei risultati di vendita agli agenti di commercio ed al personale aziendale oppure nella distribuzione di statistiche periodiche sugli acquisti effettuati.

 

Un ulteriore plus, dato dall’adozione di un servizio di distribuzione documentale automatica, consiste anche nel venir meno della componente di errore legata all’estrapolazione e all’invio manuale dei dati richiesti. Quando si Digitalizza la Comunicazione si può star certi, che i numeri inviati sono stati estratti, applicando criteri di selezione omogenei nel tempo ed al riparo dall’errore umano: la risorsa, precedentemente, impegnata nel confezionamento e nella spedizione dell’email, si potrà occupare, invece, di mantenere aggiornati i criteri di selezione dei documenti e la lista dei destinatari.

Noi in HTC diamo sempre particolare importanza, inoltre, agli aspetti relativi alla sicurezza nella trasmissione dei messaggi ed alla affidabilità dei contenuti e delle spedizioni ai destinatari: ciascuno di questi criteri è sempre adeguatamente soddisfatto adottando adeguati protocolli di comunicazione, e permettendo, al contempo, la spedizione di messaggi di Posta Elettronica Certificata.

Grazie, al minor numero di stampe che effettuerete, anche l’Ambiente vi ringrazierà!


Andrea Bernardinello è Data Analysis & Reporting Specialist con esperienze specifiche nelle Industry Food & Beverage e Transportation. Lo potete contattare via mail a andrea.bernardinello@htc.it .